Việc lựa chọn tủ tài liệu văn phòng phù hợp sẽ giúp tạo nên một không gian làm việc chuyên nghiệp và tiện nghi cho doanh nghiệp. Xem ngay 3 tiêu chuẩn quan trọng khi chọn thiết kế tủ tài liệu văn phòng là gì qua bài viết sau đây.
Văn phòng không thể thiếu được tủ tài liệu
Trong môi trường văn phòng, tủ tài liệu không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và hiển thị tài liệu. Có nhiều loại tủ tài liệu được phân loại theo công năng cụ thể của chúng. Tủ tài liệu cánh kín được thiết kế để bảo vệ tài liệu khỏi bụi bẩn và ánh sáng, trong khi tủ tài liệu cánh kính thường được sử dụng để trưng bày mà không cần mở cửa. Tủ tài liệu không cánh tạo cảm giác mở rộng không gian, và tủ tài liệu 2 cánh dưới cung cấp không gian lưu trữ rộng lớn, thuận tiện cho việc phân loại tài liệu.
Đối với vật liệu, tủ tài liệu có thể được chế tạo từ nhiều loại khác nhau để đáp ứng nhu cầu và phong cách của văn phòng. Tủ sắt mang lại độ bền cao và khả năng chống cháy, là lựa chọn tốt cho việc lưu trữ tài liệu quan trọng. Tủ gỗ MFC, Veneer, Laminate mang lại sự đa dạng và vẻ ngoại hình đẹp, phù hợp với các phong cách văn phòng khác nhau. Tủ gỗ tự nhiên tạo nên vẻ sang trọng và ấm cúng, trong khi tủ gỗ nhựa nhẹ nhàng, dễ di chuyển và bảo quản.
1. Yếu tố khoảng cách
Dân văn phòng thường phải quản lý và lưu trữ tài liệu hàng ngày, thường sử dụng kẹp file để tổ chức chúng. Điều quan trọng là mỗi khoang tủ cần có kích thước phù hợp để chứa kẹp file tiêu chuẩn, với chiều cao tối thiểu là 325mm nhưng không vượt quá 400mm. Đối với phần đựng tài liệu, chiều sâu tối thiểu là 230mm, nhưng cũng không nên quá 380mm. Chiều rộng của mỗi đợt tủ không nên vượt quá 800mm để đảm bảo tính chịu lực của vật liệu.
2. Yến tố công năng
Công năng của tủ tài liệu cũng phụ thuộc vào mục đích sử dụng cụ thể. Có thể xác định xem tủ cần sử dụng cánh, có khoá hay không, hay có kính hay không tùy thuộc vào tính chất của tài liệu. Tủ tài liệu không cánh thích hợp cho việc sử dụng đại trà và công cộng, trong khi tủ có cánh và có khoá thích hợp cho việc bảo mật nội bộ. Tùy thuộc vào nhu cầu nhìn thấy hay giữ an toàn, có thể sử dụng tủ tài liệu văn phòng cánh khung kính có khoá.
3. Yếu tố hình dáng
Hình dáng của tủ tài liệu cần được xem xét để đảm bảo tính thẩm mỹ và sự hài hòa với không gian làm việc. Sự đặt tủ ở vị trí phù hợp với chiều cao người sử dụng, tránh tình trạng quá cao hoặc quá thấp. Sự linh hoạt trong sắp xếp tủ, bao gồm cả việc sử dụng tủ treo tường để tiết kiệm không gian, là quan trọng để đáp ứng đầy đủ nhu cầu và không gian sử dụng.
>>> Tham khảo: Tủ tài liệu văn phòng 2 cánh chất lượng cao
Các yếu tố khác khi thiết kế tủ tài liệu văn phòng
Ngoài các yếu tố cơ bản như chất liệu, kích thước, kiểu dáng, màu sắc,… khi thiết kế tủ tài liệu văn phòng, doanh nghiệp cần lưu ý thêm một số yếu tố sau:
- Phong cách thiết kế văn phòng: Tủ tài liệu văn phòng cần phù hợp với phong cách thiết kế chung của văn phòng, tạo nên sự hài hòa và thống nhất. Ví dụ, nếu văn phòng được thiết kế theo phong cách hiện đại, tủ tài liệu nên có kiểu dáng đơn giản, gọn gàng, sử dụng các đường nét thẳng, sắc sảo. Ngược lại, nếu văn phòng được thiết kế theo phong cách cổ điển, tủ tài liệu có thể có kiểu dáng cầu kỳ, hoa văn tinh tế.
- Số lượng và loại tài liệu cần lưu trữ: Tủ tài liệu cần có kích thước và số ngăn kéo phù hợp với số lượng và loại tài liệu cần lưu trữ. Ví dụ, nếu văn phòng có nhiều tài liệu giấy, cần chọn tủ tài liệu có nhiều ngăn kéo. Nếu văn phòng có nhiều tài liệu điện tử, có thể chọn tủ tài liệu có ngăn kéo dành riêng cho máy tính, máy in,…
- Hệ thống bảo mật: Tủ tài liệu văn phòng cần có hệ thống bảo mật an toàn, để đảm bảo tài liệu được lưu trữ trong tủ luôn được bảo vệ khỏi các tác động bên ngoài. Hệ thống bảo mật có thể bao gồm khóa, chốt, cửa kính an toàn,…
- Chức năng bổ sung: Ngoài chức năng lưu trữ tài liệu, tủ tài liệu văn phòng có thể được tích hợp thêm các chức năng bổ sung như:
- Bàn làm việc: Tủ tài liệu kết hợp bàn làm việc giúp tiết kiệm diện tích văn phòng, tạo nên không gian làm việc tiện nghi và thoải mái.
- Kệ sách: Tủ tài liệu kết hợp kệ sách giúp lưu trữ tài liệu và sách báo một cách gọn gàng, ngăn nắp.
- Vách ngăn: Tủ tài liệu kết hợp vách ngăn giúp phân chia không gian văn phòng một cách hiệu quả, tạo nên sự riêng tư cho từng khu vực.
>>> Xem thêm: Top 10 mẫu kệ trang trí phòng họp độc đáo
