Trong môi trường làm việc hiện đại, phòng họp không chỉ đơn thuần là nơi để các cuộc họp diễn ra, mà còn là không gian thể hiện vị thế và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Vì vậy, việc sắp xếp phòng họp vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số phương pháp và cách sắp xếp không gian phòng họp được đánh giá là khoa học nhất hiện nay, giúp tối ưu hóa sự tiện ích và nâng cao hiệu suất làm việc.
Tại sao cần sắp xếp không gian phòng họp?
Việc sắp xếp vị trí ngồi trong phòng họp là một phần quan trọng của quy trình tổ chức cuộc họp. Nó không chỉ đặt ra vị thế và vai trò của mỗi cá nhân mà còn ảnh hưởng đến sự tương tác giữa các thành viên. Dưới đây là vài quy tắc cơ bản cần nhớ khi sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp:
- Bố trí vị trí phù hợp với mục tiêu của cuộc họp, đảm bảo mỗi người ngồi ở vị trí phù hợp với vai trò và nhiệm vụ của họ trong cuộc họp.
- Đảm bảo vị trí chủ tọa được ưu tiên và đặt ở vị trí trung tâm, để họ có thể dễ dàng điều hành và quản lý cuộc họp, thể hiện quyền uy của người đứng đầu.
- Tránh việc nhóm các người thân thiết ngồi cùng nhau, điều này có thể gây ra sự mất trật tự và làm giảm hiệu suất của cuộc họp.
- Thể hiện vị thế của người điều hành cuộc họp bằng cách sắp xếp vị trí ngồi phù hợp với vai trò và ảnh hưởng của từng cá nhân.
Những nguyên tắc này giúp tạo ra một không gian phòng họp có tổ chức, hiệu quả và tạo điều kiện cho mọi người tham gia đóng góp ý kiến một cách tích cực.
Các nguyên tắc sắp xếp không gian phòng họp hội nghị
Ưu tiên vị trí chủ tọa
Người chủ tọa trong cuộc họp thường là những cá nhân có vị trí quan trọng như chủ tịch, giám đốc hoặc các thành viên trong ban điều hành. Đây là những người lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp, do đó vị trí của họ phản ánh sự khác biệt và quan trọng hơn so với các vị trí khác. Chỗ ngồi của họ thường được chú ý đặc biệt để thể hiện địa vị, quyền lực và tầm ảnh hưởng của họ trong quá trình diễn ra cuộc họp.
Chú ý đến vai trò, vị trí của từng người
Một nguyên tắc cơ bản mà hầu như ai cũng biết đó là đặt người chủ tọa ở vị trí trung tâm của cuộc họp. Các vị trí gần chủ tọa thường được dành cho những người có vai trò và vị thế quan trọng, trong khi các vị trí xa hơn thường dành cho những người ít quan trọng hơn như nhân viên hoặc cán bộ.
Không xếp vị trí ở góc bàn
Dù là theo quan niệm phong thủy hay tính khoa học, khi bố trí phòng họp, không nên sắp xếp chỗ ngồi ở các góc nhọn của bàn họp. Tuy nhiên, nếu phòng họp ở công ty bạn sử dụng bàn oval hoặc bàn tròn, nguyên tắc này có thể bỏ qua. Nhưng đối với các mẫu bàn họp hình chữ nhật hoặc bàn họp vuông, bạn cần nhớ rằng đây là một điều cấm kỵ.
Về phong thủy, góc nhọn của bàn trông giống như một mũi dao hoặc vật sắc nhọn, mang đến tà khí hoặc thậm chí là sát khí. Nếu ai đó ngồi ở vị trí này, họ có thể cảm thấy thiếu tự tin, kém may mắn và khó tập trung vào cuộc họp. Tuy nhiên, về mặt thực tế, các góc nhọn thường được coi là các góc chết, ít được chú ý và không gian sử dụng cũng khá bất tiện.
Xếp chỗ ngồi kiểu hỗ trợ
Nếu ai đó muốn hỗ trợ cho giám đốc của mình trong cuộc họp (trợ lý, thư ký,…) hãy ngồi vuông góc với sếp. Như vậy cả hai có thể phá vỡ được rào cản và nhìn vào mắt nhau để hiểu nhau hơn. Đây cũng là một vị trí mà trợ lý nên ngồi khi trao đổi công việc và nội dung cuộc họp với sếp.
Xếp chỗ ngồi kiểu hợp tác
Nếu bạn muốn thể hiện thái độ hợp tác của mình, bạn hãy ngồi bên cạnh người đó. Điều này giúp thể hiện thái độ 2 người đều có cùng suy nghĩ với nhau. Tuy nhiên, bạn vẫn nên cân nhắc vị trí này khi ngồi với sếp. Bởi nó chỉ dành cho người có vị trí ngang hàng với nhau.
Xếp chỗ ngồi kiểu đối kháng
Phòng họp thường được sử dụng để gặp gỡ và trao đổi với khách hàng, đối tác hoặc tổ chức các buổi tranh luận. Người chủ tọa thường ngồi ở vị trí trung tâm của bàn họp. Các vị trí ở phía đối diện thường dành cho những người có khả năng thảo luận, đối kháng hoặc thương thảo. Còn lại, các thành viên khác sẽ ngồi xung quanh bàn họp.
Tối ưu khả năng quan sát và phát biểu của mỗi người trong phòng họp
Dù sắp xếp, bố trí chỗ ngồi trong phòng họp như thế nào cũng cần đảm bảo tốt khả năng quan sát, phát biểu ý kiến của mọi người. Điều này đóng vai trò rất lớn giúp cho cuộc họp diễn ra thành công, cho hiệu quả tốt nhất. Bạn có thể tham khảo các loại bàn tròn, bục đứng phòng họp, hội trường.
Loại bàn này thường không tạo ra sự ấn tượng về vị thế hoặc quyền uy mà thúc đẩy sự tự do trong việc diễn đạt ý kiến. Sự cân bằng về quyền lực giữa mọi người trong phòng họp được thúc đẩy khi sử dụng kiểu bàn này.
Nó thường được sử dụng trong các cuộc họp mà mọi người có cùng cấp bậc hoặc không quan trọng đến sự phân cấp. Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của loại bàn này là không thể đặt nhiều bàn tròn trong một phòng họp và giới hạn số lượng người tham gia.
Địa chỉ mua bàn ghế phòng họp uy tín, giá tốt
Nội thất Ánh Phát là địa chỉ đáng tin cậy để mua bàn ghế phòng họp với chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý. Chúng tôi tự hào với việc sở hữu xưởng sản xuất trực tiếp, không qua trung gian, từ đó giảm thiểu chi phí và đảm bảo giá thành tốt nhất khi sản phẩm đến tay khách hàng.
Với sự tự tin trong chất lượng và sự uy tín, chúng tôi cam kết cung cấp các sản phẩm bàn ghế phòng họp đa dạng về kiểu dáng, mẫu mã, và chất liệu, phù hợp với mọi nhu cầu và ngân sách của khách hàng. Đồng thời, việc sở hữu xưởng sản xuất cũng giúp chúng tôi linh hoạt trong việc đáp ứng các yêu cầu đặc biệt và tùy chỉnh kích thước mẫu sản phẩm theo mong muốn của khách hàng.
Với sứ mệnh mang lại sự tiện lợi và hài lòng tối đa cho khách hàng, Nội thất Ánh Phát luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu và không ngừng nỗ lực để mang đến những sản phẩm chất lượng nhất với giá cả phải chăng nhất.
