Để có thể phân loại và tìm kiếm được các hồ sơ mình cần trong biển hồ sơ rộng lớn thì ngay từ ban đầu bạn cần phải biết cách sắp xếp giấy tờ quan trọng. Chỉ cần một vài thao tác sắp xếp nhỏ nhặt mỗi ngày thôi là bạn đã có thể dễ dàng có được một tủ hồ sơ ngăn nắp cân đối.
Cách sắp xếp giấy tờ quan trọng bằng phân loại màu
Để có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu quan trọng, đặc biệt quan trọng thì bạn có thể sử dụng các tài liệu màu sắc khác nhau để phân loại. Bạn có thể sử dụng các tone màu từ nhạt đến đậm để phân loại mức độ quan trọng theo cấp bậc của các tài liệu.
Đối với các công ty xây dựng, các dự án công trình sẽ được thực hiện tại các tỉnh thành khác nhau. Do đó mà bạn có thể để mỗi một tỉnh thành là một màu sắc, rồi phân chia theo độ quan trọng của các dự án theo thứ tự từ trái qua phải. Khi tìm kiếm bạn cũng sẽ cảm thấy dễ dàng hơn, và bất cứ ai cũng có thể tìm kiếm nhanh chóng mà không cần tới sự hỗ trợ của bạn.
Phân loại sắp xếp giấy tờ theo thứ bậc làm tiếp theo
Cấp bậc hồ sơ quan trọng tương ứng với công việc nào cần làm trước, công việc nào phải làm sau, công việc nào cần ưu tiên. Do đó bạn có thể sử dụng các kẹp, giá tài liệu phân chia loại hồ sơ phục vụ có công việc ưu tiên. Loại hồ sao nào sẽ dùng cho công việc chưa thực sự cần thiết. Điều này cũng sẽ thúc đẩy giúp bạn có được sự nhanh chóng hoàn thiện tất cả các công việc cấp thiết đang được giao. Hy vọng với những chia sẻ của Nội thất Ánh Phát sẽ giúp ích cho công việc sắp xếp giấy tờ dễ dàng hơn.
Đồng thời, đây cũng là cách giúp bạn có thể loại bỏ được các công việc không thực sự cần thiết với cấp bậc làm việc của mình. Và có thể dễ dàng chuyển giao tới các đơn vị kinh doanh, các nhân viên khác.
Sắp xếp và loại bỏ hồ sơ tồn kho
Để có thể giúp cho tủ hồ sơ của bạn trống trải và phân chia được các hồ sơ thực sự cần thiết lưu giữ. Bạn cần thường xuyên loại bỏ các hồ sơ không cần thiết, hoặc các hồ sơ đã lưu trữ nhiều năm trước. Các hồ sơ này qua thời gian 3 năm sẽ đều không thực sự cần thiết với công việc hiện tại. Do đó mà bạn lưu giữ lại chỉ để tốn diện tích.
Sử dụng các thiết kế tủ tài liệu, tủ hồ sơ nhiều ngăn bằng chất liệu inox cao cấp như mẫu Thanh lý tủ locker 24 ngăn mới 99% sẽ giúp cho bạn có thể lưu giữ được nhiều hồ sơ khác nhau. Bạn cũng có thể dán các giấy phân chia năm, khu vực và tầm quan trọng của các loại hồ sơ ở bên ngoài tủ để có thể dễ dàng nhận biết.
Chỉ cần thường xuyên phân chia giấy tờ theo các cấp bậc thì việc bảo quản hồ sơ của bạn sẽ được diễn ra dễ dàng hơn. Quá trình tìm kiếm tài liệu cũng sẽ không tốn kém quá nhiều thời gian.
Xem thêm: Cách bảo quản giấy tờ hiệu quả và an toàn trong tủ hồ sơ
